🤔 ¿Qué es un fichaje?
Un fichaje es el registro que realiza un trabajador para indicar el inicio o fin de su jornada laboral, o para marcar pausas o descansos.
💡 Cada fichaje está vinculado a la identidad del trabajador, lo que permite determinar de manera precisa quién realizó el fichaje y en qué momento. Esto ayuda a evitar confusiones o fraudes, asegurando que las horas de trabajo registradas correspondan a la persona correcta.
El anteproyecto de ley laboral de 2024 propone importantes cambios en la gestión del tiempo laboral en las empresas. Entre las principales novedades destaca la obligación de implantar un sistema de fichaje digital para el control de las horas trabajadas. Este nuevo sistema sustituirá por completo el uso de registros en papel, que hasta el momento ha sido una práctica habitual en muchas organizaciones.
Con haddock HR vuestro equipo podrá fichar de dos formas.
Fichaje desde el ordenador: El fichaje, tras la aceptación del empleado, queda geolocalizado vía IP.
Fichaje desde el móvil: El fichaje queda registrado gracias a las coordenadas GPS del móvil.
❗️ No se pueden ver los fichajes a futuro para evitar hacerlos con antelación.
📲 ¿Cómo hacer el fichaje?
Desde la página de inicio puedes empezar a contabilizar el fichaje de entrada y salida de tu jornada haciendo clic en Fichar entrada.
También encontrarás una caja de comentarios para añadir información relativa a algún fichaje.
Por otro lado, también encontrarás un desplegable desde el que puedes seleccionar los “Tipos de tiempo” como pausas, formaciones…siempre fuera del horario de trabajo.
📝 Registro de fichajes
Todos los fichajes quedan registrados, así como la persona y el tiempo en el que lo ha hecho, sus modificaciones…
El administrador o supervisor encontrará dos subpáginas diseñadas para facilitar el seguimiento y la supervisión de la asistencia de los empleados. Estas subpáginas ayudan a controlar la entrada y salida de los empleados, identificar los fichajes que no se han realizado y gestionar cualquier incidencia.
Te explicamos en que consiste cada una,
1️⃣ Supervisar Fichajes, permite a los administradores y supervisores ver un resumen detallado de todos los fichajes realizados por los empleados en un período o grupo específico.
Registro de fichajes: Muestra el historial de entrada y salida de cada empleado, incluyendo la hora exacta en la que ficharon y si lo hicieron desde el móvil o el ordenador.
Verificación de horas trabajadas y balance: Permite confirmar que los empleados han cumplido con sus horarios asignados y que no han salido antes o después de tiempo.
Corrección de errores: Si un empleado ha olvidado fichar o ha cometido un error al hacerlo, el supervisor puede realizar ajustes manuales desde esta página.
Alertas automáticas: El sistema genera alertas si detecta algún comportamiento inusual, como fichajes tardíos o si un empleado ha olvidado fichar.
2️⃣ Fichajes No Realizados, desde acá podréis identificar y gestionar los casos en los que los empleados no realizaron sus fichajes correctamente.
Listado de fichajes faltantes: Muestra una lista de empleados que no ficharon su entrada o salida en el turno asignado.
🚨 Obligatoriedad de aprobar fichajes
Concretamente el Real Decreto-ley 8/2019 que regula el registro de la jornada laboral, no establece explícitamente que un "manager" o superior deba aprobar el fichaje de los trabajadores. Sin embargo, la normativa sí exige que las empresas lleven un registro objetivo y fiable del tiempo de trabajo de sus empleados, y que este registro esté a disposición tanto de los trabajadores como de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Es responsabilidad de la empresa garantizar que el sistema de registro sea correcto y preciso, y es posible que, por políticas internas de la compañía, se requiera que un manager o responsable revise y valide los fichajes para asegurar que no haya errores o irregularidades. Este proceso de aprobación, si existe, dependerá de las prácticas y procedimientos internos de cada empresa, pero no es una obligación directa establecida en la ley.
En resumen, no es obligatorio por ley que el manager apruebe el fichaje, pero sí es responsabilidad de la empresa asegurar la veracidad del registro de horas trabajadas.
🔍 Preguntas frecuentes
Me he olvidado de hacer un fichaje, ¿cómo puedo añadirlo?
Desde la página de fichajes puedes rellenar con los datos correspondientes a los fichajes de la semana.
Además podrás añadir comentarios y adjuntar documentos correspondientes a justificantes o cualquier otra documentación necesaria para complementar el fichaje.
¿Cuánto tiempo debe pasar entre una jornada laboral y la siguiente?
En el artículo 34, punto 3 del Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre de se especifica que:
“Entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente mediarán, como mínimo, doce horas.
El número de horas ordinarias de trabajo efectivo no podrá ser superior a nueve diarias, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otra distribución del tiempo de trabajo diario, respetando en todo caso el descanso entre jornadas.”
¿Deben los empleados especificar la pausa para comer?
La especificación de ley del BOE dicta que es de obligado cumplimiento la demostración de la presencialidad. Es por eso importante que se marque correctamente la pausa para comer.
¿Por cuánto tiempo deben estar guardados estos fichajes?
El nuevo apartado 9 del texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, aprobado por el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre confirma que:
“La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.”
¿Cuáles son las regulaciones a tener en cuenta relativas a horario nocturno?
En el artículo 36 del Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre se especifica que:
“Se considera trabajo nocturno el realizado entre las diez de la noche y las seis de la mañana.
La jornada de trabajo de los trabajadores nocturnos no podrá exceder de ocho horas diarias de promedio, en un periodo de referencia de quince días. Dichos trabajadores no podrán realizar horas extraordinarias.”