La gestoría de un restaurante tiene la tarea clave de llevar la contabilidad, asegurar el cumplimiento fiscal, y gestionar las obligaciones legales y administrativas del negocio.
Para poder realizar estas funciones de manera eficiente, es esencial que la gestoría cuente con toda la documentación necesaria, en especial las facturas de los proveedores. Sin embargo, obtener todas estas facturas puede convertirse en una tarea pesada si no se cuenta con un sistema organizado y ágil como haddock.
🧮 Métodos tradicionales para compartir facturas con la gestoría
Hasta el día de hoy, muchos restauradores utilizan diversos métodos para hacer llegar las facturas a su gestoría, entre los más comunes están:
Subir los documentos a plataformas como Google Drive o Dropbox.
Enviar los PDFs por correo electrónico.
Compartir un archivo excel con un resumen de todas las facturas.
Entregar copias físicas de los documentos en persona.
Añadir el correo electrónico de la gestoría en copia cuando los proveedores envían las facturas directamente.
Aunque estos métodos pueden ser funcionales, a menudo en alguno de estos pasos se pierde el control de qué facturas se han enviado, lo que aumenta el riesgo de que no queden contabilizadas.
❌ 1 factura perdida = 1 deducción de impuestos perdida
Una de las consecuencias de perder facturas es perder el derecho a deducciones de impuestos asociadas a esa factura y errores en la declaración fiscal.
🔑 haddock: Una solución para agilizar la gestión de facturas
haddock busca ofrecer al restaurador una solución que reduzca estos puntos de fricción, facilitando el control de las facturas y otros documentos relacionados con la administración del restaurante. A través de la plataforma, los gestores pueden tener acceso directo a las facturas y gestionar los documentos de manera rápida y sencilla, sin depender de recordatorios ni búsquedas manuales.
Restaurador 🤝 haddock 🤝 gestoría = Gestión diaria fluida
El objetivo de haddock es no solo ayudar al restaurador, sino también a la gestoría, asegurando que puedan continuar con su operativa diaria de la manera más fluida y rápida posible.
📄 Cómo la gestoría puede implementar haddock en su día a día
Para que la gestoría pueda acceder a todas las facturas del restaurante sin tener que solicitarlas constantemente, haddock permite que los gestores tengan un acceso personalizado a la plataforma del restaurante. De este modo los gestores pueden acceder a todas las facturas del restaurante así como a exportaciones de resúmenes y totales de las mismas.
👩🚀 Cómo dar acceso a la gestoría en haddock
El restaurador en este caso es el encargado de hacer este primer paso.
Haz clic en el Icono de tu restaurante > Añadir usuario. Añade el email del usuario que quieres invitar y selecciona que rol quieres darle, en este caso Gestoría. De este modo tendrá el acceso predeterminado.
Se le enviará una invitación a su correo electrónico para que pueda acceder a haddock. Una vez el gestor haya completado toda la información necesaria tendrá acceso a haddock para poder descargarse todas las facturas o resúmenes que necesite.
📄 Cómo filtrar documentos en haddock
Filtrado de documentos: Una vez dentro de la plataforma, la gestoría puede filtrar las facturas por fechas, tipo de documento, o proveedores. Además, haddock permite identificar qué documentos ya se han exportado previamente (tanto por uno mismo como por otras personas de la organización), lo que ayuda a evitar duplicados y asegura que no se escape ninguna factura importante.
Para acceder al filtro de documentos solo tendrás que acceder a la pantalla de Documentos y hacer clic en Filtrar, dentro encontrarás un apartado de Más Filtros desde el que verás las diferentes opciones de filtrado de documentos según exportación.
📄 Cómo exportar facturas en haddock
Exportación en un solo clic: Después de filtrar los documentos que necesitas, puedes exportar todas las facturas de forma rápida en el formato que prefieras, ya sea en PDF o en un formato compatible con los sistemas contables de la gestoría.
📚 Guía paso a paso para exportar los documentos.
Podrás exportar un resumen de documentos en el que encontrarás, gracias a la exportación de Resúmenes y Totales, un excel con toda la información detallada de las facturas además de un resumen por desglose de IVA, lo cual puede ser de mucha ayuda para la gestoría.
Con estos pasos, haddock facilita enormemente la relación entre restauradores y gestores, eliminando las barreras comunes en la gestión documental y ayudando a todos los involucrados a centrarse en lo que realmente importa: el éxito del restaurante.