El inventario real en un restaurante es el proceso de contar y registrar físicamente todos los ingredientes, alimentos, bebidas y suministros que se tienen en stock al momento de la revisión. Este inventario se realiza regularmente para comparar lo que hay en existencia con lo que está registrado en el sistema, ayudando a detectar mermas, desperdicios, robos o errores en el manejo de los productos.
Vamos al grano, llevar a cabo el inventario en tu restaurante es muy valioso para tener en cuenta el valor de las existencias de las que dispones en tu almacén.
Después de hablar con miles de restauradores os compartimos las principales dudas que hemos resuelto durante este proceso de investigación para desarrollar el inventario real que mejor cumple con vuestras necesidades 🤝
1️⃣ 🎙Ramón: Tengo dudas sobre la frecuencia con la que debo realizar mi inventario.
Nosotros te recomendamos hacerlo mensualmente entre el 31 y el 1 del siguiente mes. De este modo no monopolizas a tu equipo realizando el inventario de forma recurrente cada semana pero no dejas de tener el control al hacerlo de forma mensual.
Independientemente de que sea semanal, mensual o trimestral es importante cumplir con un horario regular, esto ayuda a llevar un mejor control. Es decir, si has decidido hacerlo el día 30 de cada mes, define este día como el predeterminado para llevar a cabo el inventario.
Te recomendamos planificar el inventario durante momentos de baja actividad, como después de cerrar el restaurante o durante un cierre temporal. Esto minimizará las interrupciones y facilitará el proceso.
2️⃣ 🎙Laura: Necesito un consejo para realizar mi inventario más rápido.
Organiza por categorías y fecha de caducidad el almacén para facilitar el conteo. De este modo los trabajadores sabrán dónde se encuentra cada tipo de producto y podrán contarlo más rápido.
Realiza conteos más frecuentes de productos que tienen una alta rotación para evitar desabastecimiento o sobrecompra.
➕ Giovanni, responsable del Bar Torpedo nos comenta: "Organiza el control de inventarios con al menos, un responsable de barra y uno de cocina. Para hacer inventarios es imprescindible tener más de una persona para evitar errores y realizarlo de forma más dinámica".
📱Ahora con haddock y el inventario desde el móvil no hará falta que pases la información del inventario de una hoja escrita manualmente a tu excel. Desde el móvil podrás hacer el inventario y tenerlo todo dentro de la aplicación.
3️⃣ 🎙Eugenia: ¿Cómo contabilizo el inventario dentro de los gastos de mi restaurante?
1. Escoge un método de valoración de inventario. Nosotros te recomendamos el FIFO (First In, First Out) donde se asume que los primeros productos en entrar son los primeros en salir.
No cuentes lo que está abierto, eso será para la próxima venta. En inventario solo se contabiliza el producto sin abrir.
2. Calcula el coste de los bienes vendidos. El COGS es el costo de los ingredientes y productos que realmente se utilizan para preparar los platos y bebidas servidos a los clientes.
COGS: Inventario inicial + Compras durante el periodo - Inventario Final
3. Calcula el margen bruto. El COGS se utiliza para calcular el margen bruto, que es un indicador clave de la rentabilidad. El margen bruto se obtiene restando el COGS de las ventas totales. Un margen bruto alto sugiere que el restaurante está manejando bien sus costos de inventario en relación con sus ventas.
Margen Bruto: Ventas totales - COGS
Monitorear el COGS te ayuda a identificar oportunidades para reducir costos, ya sea negociando mejores precios con proveedores, ajustando porciones o reduciendo el desperdicio.
➕ Nona Paquita: "Al final de cada mes, realizamos un inventario para ver la variación de un mes a otro. Restamos manualmente las ventas del inventario para determinar lo que queda."
4️⃣ 🎙Roberto: ¿Cómo controlo los robos o las mermas en mi inventario?
Crea una cuenta específica en tu contabilidad denominada "Pérdidas por Mermas" o "Desperdicios". Cada vez que registres una merma, imputa el costo de los productos perdidos a esta cuenta.
Aunque las mermas no son parte de las ventas, su costo aún debe reflejarse en el Costo de los Bienes Vendidos (COGS) para tener una visión precisa de los costos operativos.
Caso práctico
Supongamos que registras una merma de 3 kg de pescado que costaba €12/kg debido a deterioro:
Reducción de Inventario: Disminuyes 3 kg de pescado en tu sistema de inventario.
Imputación en Cuentas: Registras una pérdida de €36 (3 kg x €12/kg) en la cuenta de "Pérdidas por Mermas".
Ajuste en COGS: Este costo se suma al COGS, ya que representa un gasto en inventario que afectó a tu operación.
5️⃣🎙María: ¿Cómo uso la información de mi inventario para mejorar los resultados de mi negocio?
Usar la información del inventario para mejorar los resultados de tu negocio es clave para optimizar costos, reducir desperdicios y aumentar la rentabilidad. Te damos algunas de las buenas prácticas que puedes llevar a cabo con la información que recopilas de estudiar los inventarios.
Identifica los productos que deben ser comprados en mayor cantidad: Usa datos del inventario para identificar la rotación de productos. Los ítems con alta rotación deben ser comprados en mayores cantidades para aprovechar descuentos por volumen, mientras que los de baja rotación deben comprarse en menor cantidad para evitar desperdicios.
Proyecta la demanda futura: Usa el historial del inventario para considerar factores estacionales o eventos especiales. Esto te ayudará a planificar mejor las compras y la producción, evitando tanto el exceso como la falta de stock.
Ajuste de Porciones y Recetas: Si encuentras que ciertos ingredientes se están agotando rápidamente, considera ajustar las porciones o reformular recetas para hacer un uso más eficiente de los recursos.
Reducción de Costos Operativos: Optimizar el espacio de almacenamiento puede reducir costos indirectos, como energía (refrigeración) y tiempo de búsqueda de productos, mejorando la eficiencia operativa.
💡 Te recomendamos también leer el artículo ¿Cómo crear un inventario real?